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Quelles vérifications faire du premier rendez-vous au jour J pour ne rater ni devis ni acompte ?

Cette checklist s'adresse aux wedding planners et organisateurs de mariage qui veulent traiter chaque dossier avec la même rigueur, du premier échange avec le couple jusqu'au solde encaissé. Elle reprend les points développés dans l'article sur le devis clair et complet, dans celui sur l'acompte de réservation et dans celui sur le rétroplanning. Le simulateur d'échéancier d'acomptes aide à chiffrer les versements avant de les inscrire.

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Checklist devis et acomptes de mariage

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Avant de rédiger le devis

  • Noter la date, le lieu pressenti et le nombre d'invités annoncés par le couple
  • Faire préciser le budget global envisagé, hors vos honoraires
  • Clarifier le périmètre demandé : organisation complète, partielle ou coordination du jour J
  • Lister les prestataires déjà réservés par le couple et ceux à trouver
  • Identifier qui paie les prestataires : le couple en direct ou vous pour son compte
  • Vérifier votre disponibilité réelle à la date, week-end de veille et lendemain compris
  • Estimer les heures de travail et les frais de déplacement avant d'annoncer un tarif

En établissant le devis

  • Détailler chaque poste séparément : honoraires, coordination, prestations refacturées, frais
  • Distinguer clairement vos honoraires des sommes reversées aux prestataires
  • Préciser si les montants sont hors taxes ou toutes taxes comprises et le régime de TVA appliqué
  • Indiquer le nombre de rendez-vous, de visites et d'heures de présence inclus
  • Mentionner ce qui n'est pas compris : heures supplémentaires, déplacements lointains, renfort
  • Inscrire l'échéancier : acompte de réservation, acompte intermédiaire, solde et leurs dates
  • Indiquer la durée de validité du devis et la date à laquelle la date sera libérée
  • Relire le total ligne par ligne avant l'envoi

À la signature et à l'acompte de réservation

  • Faire signer le devis ou le contrat avant de bloquer la date auprès des prestataires
  • Vérifier que le contrat reprend l'échéancier et les conditions d'annulation du devis
  • Préciser par écrit le caractère de l'acompte, à vérifier selon les textes en vigueur
  • Encaisser l'acompte de réservation et vérifier qu'il est bien crédité sur le compte
  • Adresser un reçu ou une facture d'acompte au couple
  • Ouvrir le dossier du mariage : coordonnées, contrat signé, échéancier, rétroplanning
  • Noter les échéances suivantes dans votre agenda ou votre outil de suivi

Pendant l'organisation, à chaque échéance

  • Rappeler l'échéance au couple quelques jours avant la date prévue
  • Pointer chaque versement reçu contre le montant attendu dans l'échéancier
  • Mettre à jour le reste à payer après chaque encaissement
  • Comparer vos avances de trésorerie aux acomptes déjà encaissés
  • Relancer par écrit dès le premier jour de retard, avec un ton courtois et une date limite
  • Formaliser par avenant tout changement de périmètre ou de budget
  • Vérifier que les acomptes réclamés par les prestataires tombent après vos propres encaissements
  • Faire le point rétroplanning et budget avec le couple à chaque jalon important

Dans les semaines qui précèdent le jour J

  • Vérifier que le solde a été encaissé à la date prévue dans le contrat
  • Confirmer par écrit chaque prestataire : horaires, lieu, contact sur place
  • Rapprocher le budget réel du budget prévu et signaler tout écart au couple
  • Préparer la liste des paiements restant dus aux prestataires le jour J ou après
  • Remettre au couple un récapitulatif des sommes versées et des soldes restants
  • Archiver le dossier après le mariage : contrat, factures, échéancier, correspondance

Comment utiliser ce modèle

  • Imprimez une checklist par mariage et agrafez-la en tête du dossier : elle se coche au fil des semaines par la personne qui suit le couple.
  • Les points sur le devis et la signature se traitent une seule fois ; ceux de la section échéances se reprennent à chaque versement prévu.
  • Conservez la checklist cochée avec le contrat et les factures du mariage pendant la durée de conservation que vous appliquez à vos documents commerciaux.
  • Cette liste ne remplace ni un contrat écrit ni un avis juridique : les mentions obligatoires d'un devis sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment un devis détaillé pour un simple forfait de coordination jour J ?
Oui, même court. Un forfait de coordination comporte des limites qu'il vaut mieux écrire : heures de présence, nombre de réunions préparatoires, déplacements inclus. C'est ce détail qui évite les discussions sur les heures supplémentaires une fois la fête terminée.
À quel moment relancer un acompte en retard sans abîmer la relation ?
Le plus tôt possible, dès le lendemain de l'échéance, avec un message factuel qui rappelle le montant, la date prévue et une nouvelle date limite. Une relance rapide et cordiale passe mieux qu'une relance tardive et tendue, et elle protège votre trésorerie.
Que faire si le couple change de périmètre en cours d'organisation ?
Notez le changement, chiffrez-le et faites signer un avenant qui met à jour le devis et l'échéancier avant d'engager le travail supplémentaire. Sans écrit, la différence de tarif devient difficile à justifier au moment du solde.
Un outil de suivi est-il nécessaire pour tenir cette checklist ?
Non, un dossier papier et un agenda suffisent pour quelques mariages par an. Quand les dossiers se multiplient, un tableur ou un outil dédié comme MariageDevis évite d'oublier une échéance, mais la discipline de vérification reste la même.

L'autre modèle de MariageDevis

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MariageDevis aide les wedding planners et les organisateurs de mariage à établir leurs devis, encaisser leurs acomptes et piloter leur rétroplanning, du premier rendez-vous au jour J.

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