Glossaire : 36 termes expliqués

Acompte: Somme versée par le couple avant la prestation, en déduction du montant total convenu. Dans l'organisation de mariage, l'acompte marque le passage du projet à l'engagement : il bloque une date, finance les premières démarches et engage les deux parties. Un acompte se distingue d'une simple avance de confort par ce qu'il garantit. Son montant, sa date d'échéance et son caractère remboursable ou non doivent figurer dans le devis puis dans le contrat, jamais seulement à l'oral. Un dossier de mariage en compte en général plusieurs : la réservation, un ou plusieurs versements intermédiaires, puis le solde.
Voir aussi : Quel montant d'acompte demander à vos clients avant d'organiser leur mariage en toute sécurité ?.
Acompte de réservation: Premier versement du couple, effectué à la signature du contrat, qui bloque la date du mariage dans votre agenda. Il rémunère le fait que vous refuserez ensuite cette date à d'autres couples et couvre les frais que vous engagez dès le départ. Un montant trop faible ne protège personne ; un montant trop élevé fait hésiter. Le repère habituel est un acompte qui couvre au moins vos frais engagés d'entrée et reste proportionné au budget global. Il se présente au couple comme une étape normale de la réservation, en expliquant ce qu'il garantit.
Voir aussi : Quel montant d'acompte demander à vos clients avant d'organiser leur mariage en toute sécurité ?, Simulateur d'échéancier d'acomptes.
Acompte intermédiaire: Versement placé entre l'acompte de réservation et le solde, en général à mi-parcours de l'organisation, au moment où vous confirmez les prestataires les plus importants : lieu, traiteur, photographe. Ces prestataires réclament eux-mêmes des acomptes plusieurs mois avant la fête ; l'acompte intermédiaire vous évite de les financer avec votre propre trésorerie en attendant le solde. Il n'est pas obligatoire : un simple forfait de coordination du jour J s'accommode d'un échéancier en deux temps. Son échéance doit précéder les paiements que vous devez aux prestataires, sinon il manque son but.
Voir aussi : Simulateur d'échéancier d'acomptes.
Annulation: Décision du couple de renoncer au mariage, ou à votre prestation, après la signature du contrat. La question concrète qu'elle pose est le sort de l'acompte déjà versé, et la réponse dépend entièrement de ce qui a été écrit à la réservation. Si le contrat prévoit le caractère non remboursable de l'acompte, vous êtes protégé ; sinon, la discussion devient un rapport de force. L'annulation se traite avec méthode : accuser réception par écrit, relire les conditions signées, distinguer les frais engagés du reste, prévenir les prestataires, puis envoyer un récapitulatif chiffré de ce qui est retenu ou restitué.
Voir aussi : Que faire quand un couple annule son mariage après avoir versé un acompte non remboursable ?, Pourquoi un contrat écrit protège le wedding planner et ses clients en cas de litige ?.
Avance de trésorerie: Somme que vous réglez de votre poche à un prestataire ou pour un achat avant d'avoir encaissé l'acompte ou le solde correspondant du couple. Chaque avance non couverte par les versements déjà reçus est de la trésorerie que vous financez vous-même, parfois pendant des mois. L'objectif d'un bon échéancier est de ramener ces avances non couvertes à zéro. Trois leviers y contribuent : relever un acompte, avancer l'échéance intermédiaire, ou faire régler certains prestataires directement par le couple. Le simulateur d'échéancier du site affiche ce découvert pour un mariage donné.
Voir aussi : Simulateur d'échéancier d'acomptes.
Avenant: Document écrit, signé par les deux parties, qui modifie un contrat en cours sans le remplacer. Au fil de l'organisation, le périmètre d'un mariage évolue : le couple ajoute une animation, change de traiteur, augmente le nombre d'invités ou décale la date. Chaque changement significatif de périmètre, de montant ou d'échéance mérite un avenant, ou au minimum un échange écrit validé par chacun, afin que le contrat reste le reflet fidèle de ce qui a été convenu. Sans cette trace, le devis initial et la prestation réelle finissent par diverger, et la discussion sur le prix arrive au pire moment.
Voir aussi : Pourquoi un contrat écrit protège le wedding planner et ses clients en cas de litige ?.
Budget de bascule: Budget de mariage à partir duquel, pour un forfait et un taux donnés, les honoraires calculés en pourcentage du budget dépassent le forfait. Au-dessous de ce seuil, le forfait rapporte davantage ; au-dessus, c'est le pourcentage. Il se calcule en divisant le forfait par le taux, puis en corrigeant de la dérive habituelle du budget entre le devis et le jour J. Beaucoup d'organisateurs s'en servent pour construire une grille mixte : un forfait plancher jusqu'à ce budget, puis un pourcentage au-delà. Le comparateur du site le calcule à partir de vos propres chiffres.
Voir aussi : Comparateur forfait ou pourcentage, Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?.
Budget global du mariage: Montant total que le couple prévoit de dépenser pour son mariage : lieu, traiteur, décoration, photographe, animations, tenues et fournitures. Il sert de base au calcul des honoraires en pourcentage et de repère pour proportionner l'acompte de réservation. Par convention, il s'entend hors vos propres honoraires, sinon le calcul du pourcentage devient circulaire. Le budget annoncé au premier rendez-vous et le budget réellement dépensé le jour J diffèrent souvent : cette dérive doit être suivie tout au long de l'organisation, et prise en compte dans vos tarifs si vous facturez au pourcentage.
Voir aussi : Comment suivre son budget et sa marge sur chaque mariage tout au long de l'année ?.
Chiffre d'affaires: Total des montants facturés au couple sur un mariage ou sur une année. Il ne dit rien de ce que vous gagnez : entre les prestataires que vous avancez ou refacturez, vos frais de déplacement, vos outils, vos charges et vos heures, la marge réelle est souvent bien plus mince. Confondre chiffre d'affaires et bénéfice est l'erreur classique qui masque le plus longtemps une prestation non rentable. Un agenda plein et un chiffre d'affaires élevé peuvent coexister avec une activité qui vous épuise pour peu ; seule la marge par mariage permet de le voir.
Voir aussi : Comment suivre son budget et sa marge sur chaque mariage tout au long de l'année ?.
Conditions générales de vente: Ensemble des règles qui encadrent toutes vos prestations, indépendamment d'un couple donné : modalités de paiement, montant et sort des acomptes, conditions d'annulation et de report, responsabilités le jour J, validité des devis. Elles se joignent au devis et au contrat, ou y sont reprises. Des conditions muettes sur l'annulation ou le report laissent chaque situation difficile se régler dans l'émotion. Ce site ne remplace pas un conseil juridique : faites relire vos conditions par un professionnel du droit et vérifiez-les selon les textes en vigueur avant de les appliquer au prochain mariage.
Voir aussi : Pourquoi un contrat écrit protège le wedding planner et ses clients en cas de litige ?.
Coordination du jour J: Présence et pilotage de l'organisateur le jour du mariage : accueil des prestataires, respect du déroulé, gestion des imprévus, lien avec le couple et les témoins. C'est la partie la plus visible du métier, mais rarement la plus longue en heures. Elle se vend soit comme un poste du devis complet, soit comme une prestation à la carte pour les couples qui organisent eux-mêmes et confient seulement la journée. Dans le devis, elle doit apparaître comme un poste à part entière, avec les heures qu'elle représente, et non comme un bonus offert.
Voir aussi : Comment établir un devis clair et professionnel pour un mariage sans oublier de poste ?.
Dérive du budget: Écart entre le budget annoncé par le couple au premier rendez-vous et le budget réellement dépensé le jour J. Les budgets de mariage augmentent souvent en cours d'organisation, au fil des envies et des ajouts ; ils diminuent parfois quand le couple réduit la voilure. Cette dérive compte doublement pour l'organisateur : elle modifie les honoraires calculés en pourcentage, et elle entraîne souvent des heures supplémentaires qu'un forfait ne rémunère pas sans avenant. La suivre mariage après mariage donne un ordre de grandeur personnel, à réutiliser dans le comparateur forfait ou pourcentage.
Voir aussi : Comparateur forfait ou pourcentage.
Devis: Document qui détaille, avant tout engagement, ce que vous proposez au couple et à quel prix : les postes de la prestation, vos honoraires, les prestations refacturées, les conditions de paiement, l'acompte de réservation et la durée de validité de l'offre. C'est votre première vraie carte de visite : un devis détaillé poste par poste inspire confiance et se discute peu, un devis en trois lignes sème le doute. Une fois accepté, il fixe l'acompte à demander et sert de base au contrat, puis au suivi de marge tout au long de l'organisation.
Voir aussi : Comment établir un devis clair et professionnel pour un mariage sans oublier de poste ?.
Échéance: Date à laquelle un versement est attendu, ou à laquelle une tâche du rétroplanning doit être terminée. Pour les acomptes, chaque échéance porte un montant, une date et un moyen de paiement, inscrits dans le contrat. Une échéance dépassée sans réaction est le début d'un impayé qui s'installe : le suivi consiste à être prévenu avant la date, puis à relancer tôt et courtoisement si elle passe. Pour le rétroplanning, une échéance manquée décale les tâches suivantes. Dans les deux cas, l'important est de la connaître à l'avance plutôt que de la découvrir après coup.
Voir aussi : Comment relancer un client qui tarde à payer son acompte sans nuire à la relation ?.
Échéancier de paiement: Calendrier complet des versements du couple, de la signature au jour J : acompte de réservation, éventuel acompte intermédiaire, solde, avec pour chacun le montant et la date. Un échéancier cohérent fait tomber les acomptes avant les paiements que vous devez aux prestataires, place le solde quelques semaines avant la fête et laisse un délai réaliste entre chaque versement. Il se construit une fois, à partir du montant total et de vos pourcentages habituels, puis se reporte dans le devis et le contrat. Un couple qui connaît le calendrier dès la signature règle en général chaque échéance sans discussion.
Voir aussi : Simulateur d'échéancier d'acomptes.
Fiche mariage: Dossier unique qui réunit tout ce qui concerne un mariage : le couple et ses coordonnées, la date, le budget de départ, le devis, le contrat, l'échéancier et les versements reçus, les prestataires avec leurs contrats et acomptes, le rétroplanning et l'historique des échanges. Sur papier, dans un tableur ou dans un outil dédié, le principe reste le même : une information doit se trouver à un seul endroit. Le test est simple : savoir en moins d'une minute ce qu'un couple doit encore, quelle est la prochaine échéance et quels prestataires sont confirmés.
Forfait: Modèle de tarification dans lequel vos honoraires sont un montant fixe, annoncé une fois pour toutes, pour une prestation dont le périmètre est précisément décrit. Il est lisible pour le couple et rassurant, mais il vous expose si le périmètre grossit en cours d'organisation sans avenant, ou si le budget du mariage augmente et entraîne des heures supplémentaires. Un forfait se justifie par un descriptif clair de ce qu'il comprend et de ce qu'il exclut. Beaucoup d'organisateurs l'utilisent comme plancher pour les petits mariages, puis passent au pourcentage au-delà d'un certain budget.
Voir aussi : Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?, Comparateur forfait ou pourcentage.
Frais directs: Dépenses qu'un mariage précis vous fait engager et que vous n'auriez pas eues sans ce dossier : déplacements, hébergement la veille du jour J, fournitures, renfort d'une assistante, repas sur place. Ils se distinguent des frais fixes de l'activité, qui existent quel que soit le nombre de mariages. Pour connaître la marge réelle d'un dossier, chaque frais direct doit lui être rattaché dès qu'il est réglé, plutôt que dilué dans une comptabilité annuelle. Ce sont aussi les frais engagés dès la signature que l'acompte de réservation doit au minimum couvrir.
Voir aussi : Calculateur de marge par mariage.
Frais fixes: Coûts annuels de votre activité qui existent même sans mariage : assurance professionnelle, logiciels, site internet, comptable, téléphone, formation. Ils ne se rattachent à aucun dossier en particulier, mais chaque mariage doit en absorber une part, sinon la marge affichée par dossier paraît meilleure qu'elle ne l'est. La méthode la plus simple consiste à diviser les frais fixes annuels par le nombre de mariages organisés dans l'année pour obtenir une quote-part par dossier. Cette quote-part entre dans le calcul de la marge nette et du taux horaire réel.
Voir aussi : Calculateur de marge par mariage.
Honoraires: Rémunération de votre travail d'organisation et de coordination, distincte des prestations que vous refacturez pour le compte du couple. Les sommes que vous encaissez puis reversez à un traiteur ou à un fleuriste ne sont pas votre revenu ; seuls les honoraires, et éventuellement les commissions que vous conservez, le sont. Ils se calculent au forfait, en pourcentage du budget ou à la carte, et doivent apparaître sur le devis séparément des postes refacturés, afin que le couple sache ce qui vous rémunère. C'est sur les honoraires seuls que se mesurent la marge nette et le taux horaire.
Voir aussi : Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?.
Jalon: Étape datée du rétroplanning dont dépend la suite de l'organisation : lieu réservé, traiteur confirmé, dégustation faite, plan de table validé, déroulé du jour J envoyé aux prestataires. Un jalon se définit par un responsable, vous ou le couple, une date limite qui permet à l'étape suivante de démarrer, le prestataire à informer une fois la tâche close, et le document qui prouve qu'elle l'est. Un jalon franchi déclenche souvent un versement, à vous ou à un prestataire, ce qui relie le rétroplanning à l'échéancier. Prévoyez de la marge entre les jalons : un imprévu décale toujours un peu la mécanique.
Voir aussi : Comment construire un rétroplanning de mariage qui tient du premier rendez-vous au jour J ?.
Jour J: Date du mariage, point de départ de tout le rétroplanning, dont on remonte le temps pour placer chaque tâche au bon moment. C'est aussi la date de référence de l'échéancier : le solde se place un certain nombre de jours avant, jamais le jour même, car personne n'a envie de parler d'argent pendant la fête et un retard découvert après se relance difficilement. Le jour J concentre la coordination fine des dernières quarante-huit heures, avec un déroulé partagé entre vous, le couple et les prestataires. Après la fête vient le bilan de marge du dossier.
Voir aussi : Comment construire un rétroplanning de mariage qui tient du premier rendez-vous au jour J ?.
Marge nette: Ce qu'il vous reste réellement sur un mariage une fois retirés de vos honoraires les charges sociales et fiscales, les frais directs du dossier et une quote-part de vos frais fixes annuels. C'est le chiffre à regarder pour juger d'un tarif, bien plus que le montant facturé. Divisée par les heures passées, elle donne le taux horaire réel. Elle se calcule en prévision, au moment de chiffrer, puis en réel après le jour J, avec les heures et les frais constatés ; la comparaison des deux est souvent instructive. Une vue annuelle des marges par mariage éclaire les prestations à revaloriser.
Voir aussi : Calculateur de marge par mariage, Comment suivre son budget et sa marge sur chaque mariage tout au long de l'année ?.
Non remboursable: Caractère d'un acompte que vous conservez si le couple annule, en contrepartie de la date bloquée et du travail déjà engagé. Pour être opposable sans discussion, cette mention doit figurer par écrit dans le devis et le contrat au moment de la réservation ; évoquée à l'oral, elle ne protège personne. Un acompte retenu se comprend mieux s'il correspond à un travail réel et à des frais engagés, expliqués au couple plutôt qu'imposés sèchement. Les conditions exactes de rétention relèvent de vos conditions générales, à faire relire par un professionnel du droit et à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Que faire quand un couple annule son mariage après avoir versé un acompte non remboursable ?.
Périmètre de prestation: Description précise de ce que votre mission comprend et de ce qu'elle exclut : recherche du lieu, sélection et coordination des prestataires, gestion du budget, rétroplanning, présence le jour J, nombre de rendez-vous inclus. Un périmètre net protège votre marge, car il évite les demandes gratuites en cours de route, et rassure le couple, qui sait ce qu'il achète. Il figure dans le devis puis dans le contrat, et tout changement significatif se traduit par un avenant. Un forfait sans périmètre écrit est la façon la plus sûre de travailler des heures que personne ne paie.
Voir aussi : Comment établir un devis clair et professionnel pour un mariage sans oublier de poste ?, Pourquoi un contrat écrit protège le wedding planner et ses clients en cas de litige ?.
Pourcentage du budget: Modèle de tarification dans lequel vos honoraires sont un taux appliqué au budget global du mariage, hors vos propres honoraires. Il suit les dépenses réelles du couple et rémunère le travail supplémentaire qu'entraîne un gros budget, mais certains couples y voient une incitation à dépenser davantage et préfèrent un forfait annoncé une fois pour toutes. Comme le budget dérive souvent entre le devis et le jour J, le pourcentage se calcule sur ce qui est réellement engagé, ce qui suppose un suivi du budget tout au long de l'organisation. Le comparateur du site l'oppose au forfait pour un mariage donné.
Voir aussi : Comparateur forfait ou pourcentage, Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?.
Prestataire: Professionnel qui intervient sur le mariage : lieu de réception, traiteur, photographe, vidéaste, fleuriste, groupe ou disc jockey, pâtissier, coiffure et maquillage. Chaque prestataire a ses propres délais de réservation, son acompte, son contrat et ses conditions d'annulation, que vous suivez dans le dossier du mariage. L'ordre de réservation compte : le lieu d'abord, puis les intervenants très demandés, enfin ceux qui se calent quelques mois avant la fête. Avant chaque réservation, vérifiez la disponibilité à la date et sur le lieu retenus, le contenu exact de la prestation et les contraintes techniques.
Voir aussi : Quels prestataires réserver en priorité et à quel moment pour un mariage réussi ?.
Relance: Message par lequel vous rappelez au couple une échéance dépassée : montant, date prévue, moyen de paiement. Relancer tôt, quelques jours après l'échéance, permet de rester léger et bienveillant ; attendre trois semaines donne à la relance un ton de reproche. Une séquence graduée, connue d'avance, évite d'improviser : un rappel amical, un second message qui cite la clause du contrat, un appel pour comprendre la situation, puis un courrier plus formel avec une trace de chaque échange. Le ton suppose l'oubli, pas la mauvaise foi, et une porte de sortie, comme un échéancier, vaut mieux qu'un ultimatum.
Voir aussi : Comment relancer un client qui tarde à payer son acompte sans nuire à la relation ?.
Report: Décalage de la date du mariage à la demande du couple, pour des raisons personnelles ou pratiques, sans renoncer à votre prestation. Prévu dans vos conditions, avec les modalités de transfert de l'acompte sur la nouvelle date et les frais éventuels que le changement entraîne, le report transforme une annulation possible en simple ajustement de calendrier. Il suppose de vérifier la disponibilité de votre agenda et de chaque prestataire à la nouvelle date, puis de reconstruire le rétroplanning et l'échéancier en conséquence. Un report non prévu par écrit se négocie dans l'émotion, au mauvais moment pour tout le monde.
Voir aussi : Que faire quand un couple annule son mariage après avoir versé un acompte non remboursable ?.
Reste à payer: Différence, à un instant donné, entre le montant total convenu avec le couple et les versements déjà encaissés. C'est le chiffre central du suivi des acomptes : il doit être à jour pour chaque mariage, avec la prochaine échéance et son montant. Avec un ou deux dossiers, la mémoire suffit ; avec dix mariages ouverts, un reste à payer que personne ne surveille finit en solde oublié ou en relance tardive. Enregistrer chaque versement à sa date réelle, et non à sa date prévue, garantit que le reste à payer reflète la réalité et que la marge se calcule sur des encaissements réels.
Voir aussi : Comment relancer un client qui tarde à payer son acompte sans nuire à la relation ?.
Rétroplanning: Plan de l'organisation construit à rebours : on part de la date du mariage et on remonte le temps pour placer chaque tâche au moment où elle doit être faite, et non quand on y pense. Il répartit l'effort sur les mois qui précèdent, évite que tout se tasse dans les dernières semaines et attribue un responsable à chaque ligne, vous ou le couple. Un rétroplanning n'est utile que s'il vit : coché au fil des tâches, réajusté quand une date bouge, relié aux réservations de prestataires et aux acomptes. Figé dans un document, il devient obsolète en quelques semaines.
Voir aussi : Comment construire un rétroplanning de mariage qui tient du premier rendez-vous au jour J ?.
Solde: Dernier versement du couple, égal au montant total moins les acomptes déjà encaissés. L'usage le plus sûr le place un certain nombre de jours avant le jour J, jamais le jour même : pendant la fête, personne n'a envie de parler d'argent, et un retard découvert après se relance beaucoup plus difficilement. Un délai de quelques semaines laisse le temps de vérifier l'encaissement et de relancer si besoin. La date et le montant du solde figurent dans l'échéancier, le devis et le contrat ; sa réception se confirme par écrit, comme celle de chaque acompte.
Voir aussi : Simulateur d'échéancier d'acomptes.
Tarification à la carte: Modèle dans lequel chaque mission se facture séparément : recherche du lieu, sélection des prestataires, coordination du jour J seule, accompagnement sur quelques rendez-vous. Il convient aux couples qui organisent eux-mêmes l'essentiel et ne confient qu'une partie du travail. Chaque prestation à la carte doit avoir son périmètre et son prix, avec ce qu'elle exclut, sinon les demandes annexes s'accumulent sans être payées. Pour comparer ce modèle au pourcentage sur un mariage donné, additionnez les prestations retenues et traitez le total comme un forfait dans le comparateur du site.
Voir aussi : Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?.
Taux horaire réel: Marge nette d'un mariage divisée par le nombre d'heures que le dossier a réellement demandé : rendez-vous, visites, recherche et suivi des prestataires, rétroplanning, préparation et présence le jour J, déplacements compris. C'est le chiffre le plus honnête pour juger d'un tarif, parce qu'il tient compte à la fois des coûts et du temps. Il est presque toujours plus bas qu'on ne l'imagine, car la plupart des organisateurs sous-estiment les heures d'un mariage. Notez vos heures sur deux ou trois dossiers complets avant de figer une grille tarifaire : la lecture du prix change souvent.
Voir aussi : Calculateur de marge par mariage.
Validité du devis: Durée pendant laquelle les conditions et les prix d'un devis restent garantis au couple, indiquée sur le document lui-même. Passé ce délai, vous êtes libre de rechiffrer, ce qui vous protège quand un couple met des mois à se décider alors que vos tarifs ou ceux des prestataires ont évolué. Une durée de validité incite aussi le couple à se positionner, sans pression excessive, et pose un cadre net dès le premier échange. Elle se complète d'une date limite pour l'acompte de réservation, sans lequel la date n'est pas bloquée.
Voir aussi : Comment établir un devis clair et professionnel pour un mariage sans oublier de poste ?.
Wedding planner: Organisateur ou organisatrice de mariage, le plus souvent indépendant, qui conçoit, chiffre et coordonne la prestation pour le compte d'un couple, du premier rendez-vous au jour J. Le métier se joue autant dans la gestion que dans la coordination : fixer ses honoraires, établir des devis clairs, cadrer par contrat, construire l'échéancier d'acomptes, tenir le rétroplanning, réserver les prestataires dans le bon ordre et suivre la marge de chaque dossier. Sur ce site, le terme couvre aussi les coordinateurs de jour J et les petites structures qui enchaînent plusieurs mariages en parallèle.
Voir aussi : Comment fixer ses tarifs de wedding planner sans se sous-vendre ni faire fuir les clients ?.

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